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Identifica las fugas de tiempo

Es tradición considerar la productividad como la relación entre la cantidad de bienes o servicios producidos y la cantidad de recursos empleados para su producción. 

Las empresas más productivas son aquéllas que pueden generar la mayor cantidad de bienes o servicios con la menor cantidad de recursos y en el menor tiempo posible, una alta productividad es un sinónimo de eficiencia.

Sin embargo, sería erróneo creer que la eficiencia se consigue a través de la simple explotación de los recursos disponibles. La productividad no puede medirse simplemente por la cantidad de productos y ganancias que se puede obtener de las materias primas y la mano de obra, pues la explotación irresponsable de los recursos deriva en su agotamiento y es origen de otros problemas.

Por ejemplo, la sobre-explotación de la mano de obra no deriva en mayores rendimientos, sino en deserciones constantes que dan lugar a la necesidad de capacitar trabajadores de manera constante, además de propiciar un menor rendimiento de cada persona y estimular los robos.

Así, el uso responsable de los recursos naturales, la administración inteligente de los recursos humanos y la gestión de los procesos son elementos indispensables para impulsar y medir la productividad.

Sin embargo hay un elemento al que no se concede la suficiente importancia y es el tiempo. El tiempo productivo no se limita a las horas que los gerentes, administradores y empleados acuden al centro de trabajo, sino al uso racional y eficiente de esas horas.

La manera más sencilla, pero también la menos eficiente de medir el tiempo que los trabajadores dedican a la empresa es el control de los horarios de entrada y salida. En estricto sentido, esos controles sólo permiten controlar la puntualidad de los empleados y conocer las horas que pasan dentro del centro de trabajo, pero son inútiles para saber si ese tiempo es aprovechado de manera eficaz.

Las cadenas de producción permiten un control más preciso, ya que establecen tiempos específicos por proceso, aunque requieren de una buena organización y capacitación. Además, su adopción prácticamente sólo es posible en la manufactura de productos y en algunos servicios, como limpieza y reparación.

Para conseguir un mejor uso del tiempo es imprescindible identificar qué procesos y actividades pueden ser observados, al hacerlo, es posible además incidir en la calidad de los servicios y productos que se ofrecen. Se puede medir, por ejemplo, cuánto tiempo tarda cada vendedor en cerrar un trato pero además cuánto tarda en atender la solicitud de un cliente; se puede medir también cuánto demora integrar la contabilidad mensual y se pueden identificar oportunidades para hacer este proceso más eficiente y rápido sin disminuir su calidad.

Pero también es indispensable identificar las fugas de tiempo; esto es, qué actividades o procesos consumen más tiempo del que deberían o distraen innecesariamente al personal.

Probablemente un empleado de mostrador demora demasiado buscando artículos en la bodega, o un promotor dedica más horas que el promedio en atender a los clientes en su domicilio o lugar de trabajo; estas pueden ser señales de un inventarios desactualizado, una bodega desorganizada o una persona que aprovecha los momentos en los que no está bajo vigilancia para dedicarse a otros asuntos.

Otras fugas de tiempo se encuentran en las interrupciones constantes para atender llamadas telefónicas y correos, para acudir a la cafetería o salir a fumar. Cuando estas interrupciones son constantes en empleados insatisfechos o que no se sienten bien valorados.

Pero la que es, probablemente, la mayor fuga de tiempo, se encuentra en las organizaciones y los gerentes que son aficionados a las juntas inútiles, rutinarias o demasiado prolongadas. Cuando las juntas de trabajo dejan de ser espacios para idear soluciones y estrategias en equipo, para convertirse en ceremonias que reafirman la autoridad del jefe, es una alerta de que los nombramientos están cobrando más importancia que los procesos a costa de la productividad.

Las fugas de tiempo son como las fugas de agua, muchas veces crecen de manera discreta, casi imperceptible hasta que han generado una gran pérdida y es necesario realizar reparaciones mayores.

Prevenir las fugas de tiempo es tan importante para la productividad, como establecer los controles de entrada y salida, especialmente porque sin esta a través del control de lo que ocurre dentro del tiempo y espacio de trabajo, los controles dejan de ser simples reglas y recuperan su sentido.

Raquel Enríquez

Directora General de Consultoría Logística Integración y Capacitación, S.A de C.V.
email: informes@cursosytalleres.org

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Pecados Capitales del Emprendedor

Cómo anular a una persona

El peor daño que se le hace a una persona es darle todo. Quien quiera anular a otro solo tiene que evitarle el esfuerzo, impedirle que trabaje, que proponga, que se enfrente a los problemas (o posibilidades) de cada día, que tenga que resolver dificultades.

Regálele todo: la comida, la diversión y todo lo que pida. Así le evita usar todas las potencialidades que tiene, sacar recursos que desconocía y desplegar su creatividad. Quien vive de lo regalado se anula como persona, se vuelve perezosa, anquilosada y como un estanque de agua que por inactividad pudre el contenido.

Aquellos sistemas que por "amor" o demagogia sistemáticamente le regalan todo a la gente, la vuelven la más pobre entre las pobres. Es una de las caras de la miseria humana: carecer de iniciativa, desaprovechar los talentos, potencialidades y capacidades con que están dotados casi todos los seres humanos.

Quien ha recibido todo regalado se transforma en un indigente, porque asume la posición de la víctima que sólo se queja. Cree que los demás tienen obligación de ponerle todo en las manos, y considera una desgracia desarrollarse en un trabajo digno.

Es muy difícil que quien ha recibido todo regalado, algún día quiera convertirse en alguien útil para sí mismo. Le parece que todos a su alrededor son responsables de hacerle vivir bien, y cuando esa "ayuda" no llega, culpa a los demás de su "desgracia" (no por anularlo como persona, sino por no volverle a dar). Solo los sistemas más despóticos impiden que los seres humanos desarrollen toda su potencialidad para vivir. Creen estar haciendo bonito, pero en definitiva están empleando un arma para anular a las personas. (No quiere decir que la caridad de una ayuda temporal no sea necesaria en momentos especiales).